Diversos estudios relacionan la comodidad y el atractivo del espacio físico� de una oficina con la productividad de los trabajadores.

En éste, encargado por el Ministerio de Negocios, Innovación y Formación del Gobierno Británico,

se asegura que está al mismo nivel de importancia que la relación con los compañeros

o que la política de recursos humanos de la compañía.�

Eso sí, el sueldo, la claridad de comunicación por parte de los superiores

y los roles definidos siguen siendo más determinantes para la felicidad de un trabajador.

Un pequeño cambio en la experiencia del empleado puede suponer un enorme impacto en el rendimiento de la plantilla

y en la vida personal del empleado. Así lo demostró este estudio de Gallup en el que se puede ver mejoras en aspectos tan diversos como la calidad del sueño, la reducción� en la probabilidad de sufrir ansiedad o depresión� o incuso en una menor aparición de problemas como la diabetes.

Ubicca o cómo mejorar la experiencia desde el equilibrio

Empresas como Ubicca se dedican a asesorar empresas para que� mejoren la experiencia global de sus empleados.

Y lo hacen mediante un servicio llamado� Smartworking, que busca “equilibrar adecuadamente la cultura corporativa

(valores y métodos de trabajo) con los activos de las mismas (espacios y tecnología)”, tal y como señalan en su página web.

¿El objetivo?“Crear un espacio en el que tanto clientes como usuarios se sientan orgullosos y partícipes”.

Hablamos con� Jorge Ruano, arquitecto y responsable de Workplace y UX de esta empresa con sede en Madrid.

¿Cómo afecta el espacio físico de la oficina en el funcionamiento de la empresa?

Jorge Ruano: El bienestar del empleado está directamente relacionado con la productividad y con el rendimiento.

Dentro de los factores que afectan al bienestar, el espacio es uno de ellos,

aunque suelen estar unido a otros factores como la tecnología, procesos, cultura corporativa, etc.

El término espacio engloba muchos aspectos en lo que al bienestar del empleado se refiere:

localización de la oficina, condiciones ambientales, recorridos y circulaciones, formas de reunirse, ruido, etc.

Es necesario mantener un equilibrio positivo en todos estos aspectos para que el empleado,

como usuario final del espacio, se sienta cómodo y sea productivo.

Los empleados descontentos suelen tender a hacer menos contribuciones positivas

y su negatividad se contagia de forma alarmante en las organizaciones.

El espacio es una herramienta muy potente como motor para que los empleados cambien las organizaciones.

Si el diseño de la oficina transmite o no el valor de la marca tiene también impacta directamente en la atracción de talento.

Esto es algo que las empresas no valoran con la importancia que se merece.

¿Qué opinas de las oficinas abiertas (en las que no hay paredes o tabiques)?

¿Todas las empresas pueden adoptar esta disposición? Sirve para todo tipo de empresas?

¿Es legítimo que un trabajador odie esta disposición porque no puede concentrarse?

JR: En general, creemos que espacios abiertos son positivos en cuanto a que facilitan la comunicación,

favorecen la agilidad en los procesos y la colaboración.

Pero considerando que 4 empleados trabajando juntos se puede considerar oficina abierta, esta acepción tiene muchísimos matices. Hay condicionantes han hecho que buen concepto, se transforme muchas veces en entornos hostiles y difíciles de habitar:

la evolución del puesto de trabajo (cada vez mas pequeño en superficie debido a la evolución de la tecnología)

o el precio del m2 del suelo en las ciudades. Estos factores hacen que la densidad (m2/empleado)

disminuya dando lugar a espacios abiertos contínuos que, en lugar de favorecer la colaboración, generan todo tipo de problemas.

En grandes espacios abiertos mal diseñados, muchas veces nos encontramos

que la falta de privacidad es un problema para el 30% de los empleados, y el ruido el 50%.

A la hora de diseñar un espacio abierto hay que tener en cuenta diversos factores.

Intentar la interrupción de grandes espacios abiertos con áreas intermedias de reunión o colaborativas.

Incluir elementos que amortigüen el ruido (paneles fonoabsorbentes, separadores, mobiliario tapizado, etc).

Hay que ofrecer al usuario alternativas para trabajar de forma concentrada, espacios para llamadas, etc.

Por último, hay que tener en cuenta que no todos los empleados pueden trabajar en espacios abiertos,

es por ello que insistimos en analizar y estudiar en detalle cada departamento en la fase previa al Proyecto.

¿Cómo debería ser la oficina perfecta?

JR:� No creemos en una fórmula mágica.

La oficina perfecta es aquella que se adapta en todo lo posible a las necesidades de la empresa, a su modelo de negocio,

a las formas de trabajo y al perfil de sus trabajadores.

Creemos que los proyectos no deben responder a modas, tendencias o diseños caprichosos,

es por ello que creemos fundamental en las corporaciones el realizar consultorías previas al proyecto

y obra para detectar a fondo y de manera global cuales son los problemas y necesidades,

para dar respuesta posteriormente mediante el diseño, involucrando en todo lo posible al empleado como usuario final del espacio.

Dicho esto, las oficinas que diseñamos suelen tener una serie de características comunes.

Creemos en modelos flexibles (cada vez es mas difícil para las empresas prever el futuro a corto plazo

en cuanto a dimensión de plantilla y estructura), que favorezcan formas de trabajo colaborativas

y la interacción espontánea, capaces de trasmitir mediante la imagen el valor de la marca,

con un alto componente tecnológico que impulse la innovación y que favorezca la movilidad

y la colaboración de forma no presencial. Pero sobre todo el diseño tiene que tener como centro las personas, su bienestar y sus necesidades.

¿Cómo debería ser la oficina en casa de un autónomo?

¿Cómo deberían ser sus rutinas para mantener un equilibrio emocional y rendir?

Alguien que trabaje habitualmente en casa debería invertir en una buena infraestructura (equipo, conexiones, redes, etc)

y buscar en casa un espacio cómodo, que posibilite la concentración donde pueda hacer llamadas profesionales

e incluso recibir visitas de clientes o proveedores.

Pero cuando se trabaja el 100% del tiempo en casa, muchas veces el problema no es tanto de espacio sino de hábitos. Es importante, por ejemplo definir horarios y rutinas que te permitan separar tu vida profesional de la personal: horario fijo (echar el cierre),

vestirse (importante evitar trabajar en pijama), hacer ejercicio (hay que tener en cuenta la falta de desplazamientos),

hacer pausas siempre a las mismas horas intentando salir de casa, eliminar distracciones que no tengan que ver con el trabajo.

Aún teniendo un ambiente propicio en casa, cada vez es mas habitual que este tipo de profesionales trabajen en un modelo mixto,

utilizando espacios compartidos (tipo co-woking) donde pueden aprovechar recursos compartidos,

estar conectados a otro tipo de profesionales, y aprovechar infraestructuras flexibles para adaptar su modelo de negocio.

¿Qué debe hacer un trabajador que no se adapte al estilo de su oficina?

Por ejemplo, uno que necesite mucho silencio pero que trabaje en un entorno muy ruidoso…

JR:� Todo depende de cuanto tiempo de su jornada laboral ese trabajador necesite silencio total.

Si es el 100% de la jornada, la oficina no está bien diseñada.

Pero esto no es lo normal, en general los empleados pasan por numerosas situaciones en su día a día

(reuniones, llamadas, tareas colaborativas, trabajo concentrado, etc).

Un empleado que necesite trabajar de forma totalmente concentrada durante unas horas,

debería tener la posibilidad de encontrar un espacio a mano apto para este uso.

A veces, en entornos donde es muy difícil concentrarse,

los empleados nos comentan que es en casa donde aprovechan para realizar las tareas que requieren mas concentración.

Esto no debería ser así. La oficina debería ofrecer variedad de espacios suficientes como para que sea el entorno el que se adapte al empleado, y no al revés.

Hoy en día, la tecnología nos ofrece la posibilidad de movernos al espacio que consideremos dentro del entorno oficina,

para poder realizar las tareas que necesitemos en cada momento.

¿Creéis que es buena idea la política de empresas como Google o como Yahoo que prohíben el teletrabajo y obligan a sus empleados a comer juntos (porque dan comida gratis en sus comedores)?

Lo primero aclarar que el teletrabajo para nosotros no es solo trabajar desde casa,

sino todo aquel trabajo que se realiza fuera de la oficina

(muchas veces trabajar desde casa nos es mas difícil que trabajar desde una cafetería o desde un hotel).

Hay numerosos factores por los cuales las empresas encuentran dificultades en implantar este modelo:

razones operativas o de procesos, falta de confianza de puestos directivos o responsables hacia sus equipos,

o falta de medios tecnológicos (equipos, conectividad, etc..).

En cualquier caso, creemos que el futuro pasa por empresas que basan sus valores en la confianza y en la proactividad,

donde los empleados tengan automotivación sin que esto dependa de la presencia de sus responsables directos.

Teniendo en cuenta las posibilidades operativas de cada departamento y con la tecnología adecuada,

las empresas deberían motivar este tipo de prácticas. El teletrabajo, bien diseñado,

es muy positivo en cuanto a que incrementa el bienestar del empleado y, aunque requiere una mayor inversión en tecnología, reduce costes operativos y de espacio en las empresas.

¿A qué distancia debería vivir un trabajador de su oficina?

JR: Depende de las preferencias personales de cada uno.

Aquí hay muchos factores a tener en cuenta, hay empleados que no se puede permitir el trabajar cerca de su trabajo,

y otros, prefieren no hacerlo y vivir en entornos mas saludables alejados de los centros de las grandes ciudades.

Muchos empleados no consideran el tiempo de transporte como tiempo perdido

(con los dispositivos móviles cada vez podemos resolver mas temas profesionales y personales en remoto)

y tienen mas calidad de vida alejándose de las ciudades. Indudablemente en este sentido las empresas no pueden contentar a todo el mundo,

lo que si es fundamental es que la oficina esté bien comunicada y sea accesible en transporte público.

Otro punto a tener en cuenta, teniendo en cuenta el horario laboral y el poco tiempo del que suele disponer el trabajador,

es que tenga todo tipo de servicios (Farmacias, gimnasios, supermercados, etc) cerca.